Une adresse comme contact@votre-entreprise.ma rassure vos clients, protège votre marque et reste à vous même quand un salarié part. Pour l'obtenir, le plus sûr est de confier vos boîtes à un service de messagerie dédié et de garder votre site sur votre serveur : chacun fait son métier. Il reste ensuite trois réglages DNS, SPF, DKIM et DMARC, sans lesquels vos messages risquent de finir en spam.
Pourquoi une adresse à votre nom
- La crédibilité : un devis envoyé depuis une adresse gratuite fait amateur, surtout face à un grand compte ou une administration.
- La propriété : les adresses appartiennent à votre domaine, donc à l'entreprise. Quand un collaborateur s'en va, vous gardez sa boîte et ses échanges avec les clients.
- La cohérence : la même marque sur le site, les cartes de visite et les emails.
- La protection : avec les bons réglages DNS, il devient beaucoup plus difficile pour un tiers d'envoyer des emails en se faisant passer pour vous.
Les options pour héberger vos boîtes
Un service de messagerie professionnel
Les grandes suites bureautiques en ligne et les services de messagerie spécialisés proposent des boîtes à votre nom de domaine, facturées par utilisateur. Vous obtenez une messagerie fiable, un antispam, des applications mobiles, un calendrier partagé et une réputation d'envoi déjà établie. C'est l'option que nous recommandons à la plupart des entreprises.
La messagerie de votre registraire
Beaucoup de registraires proposent des boîtes simples avec le domaine. C'est économique pour quelques adresses, avec des fonctions souvent plus limitées. Vérifiez la taille des boîtes et la qualité de l'antispam.
Héberger soi-même sa messagerie
Techniquement possible sur un serveur, mais c'est le service le plus exigeant à maintenir : antispam, antivirus, réputation de l'adresse IP, listes noires, mises à jour de sécurité. Une erreur de configuration et vos messages ne sont plus délivrés. À réserver aux équipes qui ont le temps et les compétences pour s'en occuper.
C'est d'ailleurs le choix que nous avons fait pour Passroyal Panel : le panneau n'héberge pas de boîtes mail. Vos sites tournent sur votre serveur, vos emails chez un service dédié.
Site sur un serveur, emails ailleurs : comment ça cohabite
C'est le DNS qui fait l'aiguillage :
- les enregistrements A du domaine pointent vers l'adresse IP de votre serveur, pour le site ;
- les enregistrements MX pointent vers les serveurs de votre messagerie, pour les emails.
Les deux vivent côte à côte dans la même zone DNS, sans se gêner. Notre article le DNS expliqué simplement détaille ces enregistrements.
Les trois réglages qui évitent le spam
Votre service de messagerie vous fournit les valeurs exactes ; votre travail est de les ajouter à votre zone DNS.
SPF
Un enregistrement TXT qui liste les serveurs autorisés à envoyer des emails pour votre domaine. Un seul enregistrement SPF par domaine : si vous utilisez plusieurs services d'envoi, regroupez-les dans le même.
DKIM
Votre messagerie signe chaque email avec une clé privée ; la clé publique, publiée dans votre DNS, permet au destinataire de vérifier que le message n'a pas été modifié et vient bien de chez vous.
DMARC
Un enregistrement TXT qui dit aux destinataires quoi faire d'un email qui échoue à SPF et DKIM : le laisser passer en vous envoyant un rapport, le mettre en spam, ou le rejeter. Commencez par le mode d'observation, lisez les rapports quelques semaines, puis durcissez.
Et les emails envoyés par votre site ?
Formulaire de contact, confirmation de commande, mot de passe oublié : votre site envoie aussi des emails. Envoyés directement depuis le serveur, ils sont souvent mal reçus, car l'adresse IP du serveur n'a pas de réputation d'expéditeur.
La bonne pratique : configurer le site pour qu'il envoie ses emails en SMTP, par l'intermédiaire de votre service de messagerie ou d'un service d'envoi transactionnel. Pour WordPress, une extension SMTP fait l'affaire. Pensez à inclure ce service dans votre enregistrement SPF.
Questions fréquentes
Puis-je garder mon adresse gratuite en plus ?
Oui, mais utilisez l'adresse professionnelle pour tout ce qui concerne vos clients : c'est elle qui appartient à l'entreprise.
Changer d'hébergeur pour mon site coupe-t-il mes emails ?
Non, tant que vous ne modifiez pas les enregistrements MX et TXT. Seuls les enregistrements A du site changent.
Combien d'adresses me faut-il ?
Une par personne, plus quelques adresses partagées comme contact@ ou factures@, souvent proposées sous forme d'alias ou de boîtes partagées.
Et ensuite ?
Votre domaine accueille vos emails ; il peut aussi accueillir votre site. Découvrez comment Passroyal Panel héberge vos sites WordPress avec leurs certificats SSL, ou composez votre serveur sur la page cloud computing.